Le contexte
Toute la gestion des demandes de dossiers et l’acquisition de nouveaux clients reposait sur une seule personne via la boîte mail. Les demandes de pièces, les relances et le suivi des dossiers étaient manuels. Le cabinet n’avait aucune visibilité sur son pipeline commercial ni sur l’état d’avancement des dossiers en cours.
Une boîte mail comme seul outil de gestion
Le cabinet Samson & Weil est réputé pour son expertise dans le droit du permis de conduire. Mais côté organisation, tout reposait sur une seule personne et une boîte mail. Les demandes de nouveaux clients arrivaient pêle-mêle, les relances pour les pièces manquantes se perdaient, et personne n’avait de vision claire sur le nombre de dossiers en cours. Le cabinet perdait des clients potentiels simplement parce que les demandes n’étaient pas traitées assez vite.
Un pipeline commercial sur mesure
Nous avons créé un CRM conçu spécifiquement pour le métier d’avocat. Dès qu’un prospect prend contact, il entre dans un pipeline visuel avec des étapes claires : premier contact, qualification, envoi du devis, signature du mandat. Chaque étape est traquée, chaque délai mesuré. L’équipe sait exactement où en est chaque prospect et qui doit agir.
L’onboarding client automatisé
Une fois le mandat signé, le CRM déclenche automatiquement le processus d’onboarding. Le client reçoit par mail la liste des pièces à fournir. Des relances automatiques sont envoyées si des documents manquent après un certain délai. Le secrétariat n’a plus à vérifier manuellement chaque dossier : le système signale en temps réel les dossiers incomplets.
Le travail d’équipe enfin centralisé
Chaque dossier dispose d’un fil de commentaires internes. Les avocats, les assistants et le secrétariat peuvent échanger directement dans le contexte du dossier, sans passer par des emails ou des post-it. Les statuts sont mis à jour en temps réel, et un tableau de bord offre une vision complète de l’activité du cabinet : dossiers en cours, taux de conversion, délais moyens de traitement.
En résumé
Nous avons conçu un CRM sur mesure pour gérer l’intégralité du cycle client : gestion des leads, onboarding automatisé, demandes de pièces automatiques, relances par mail programmées, suivi des statuts des dossiers et commentaires internes. Tout le travail en équipe est désormais centralisé sur un seul outil.