Le contexte
Les élèves devaient appeler un secrétariat pour réserver leurs heures de conduite. Les secrétaires géraient manuellement les plannings en jonglant entre élèves et moniteurs via Excel et Google Sheets. En fin de mois, la comptabilité pour rémunérer chaque moniteur était fastidieuse, avec des erreurs fréquentes et des conflits de planning.
Un secrétariat submergé par les appels
Moniteur Indépendant connaît une croissance rapide. Mais derrière cette réussite, le secrétariat est au bord de la rupture. Chaque élève qui souhaite réserver une heure de conduite doit appeler le standard. Les secrétaires passent leurs journées à jongler entre les agendas de dizaines de moniteurs indépendants, chacun avec ses propres disponibilités et sa zone géographique. Le moindre changement déclenche une cascade de modifications manuelles sur des fichiers Excel et Google Sheets partagés.
Un planning partagé intelligent
Nous avons conçu un planning partagé en temps réel au cœur de l’application. Chaque moniteur se connecte et renseigne ses créneaux disponibles ainsi que sa zone d’action géographique. Le système croise automatiquement ces informations avec les demandes des élèves. Plus besoin d’appeler : l’élève voit directement les créneaux disponibles près de chez lui et réserve en un clic.
Trois profils, une seule plateforme
L’application distingue trois types d’utilisateurs avec des interfaces adaptées. Les élèves accèdent à la réservation et au suivi de leurs heures. Les moniteurs gèrent leur emploi du temps et leurs zones. Le secrétariat conserve une vue d’ensemble et peut intervenir si nécessaire. Chaque profil ne voit que ce qui le concerne, ce qui simplifie considérablement l’expérience.
La facturation, enfin automatisée
En fin de mois, plus besoin de recouper manuellement les heures effectuées par chaque moniteur. L’application compile automatiquement toutes les sessions validées et génère les factures correspondantes. Les erreurs de saisie ont disparu, la trésorerie est maîtrisée et les moniteurs sont payés sans délai. Le secrétariat peut enfin se concentrer sur l’accompagnement des élèves plutôt que sur l’administratif.
En résumé
Nous avons développé une application métier connectée à leur site internet avec un planning partagé et trois profils distincts : élèves, secrétariat et moniteurs. Les moniteurs renseignent leurs disponibilités et zones d’action. Les élèves, après achat de leurs heures, planifient directement leurs créneaux depuis l’application avec validation automatique. Les factures des moniteurs sont générées automatiquement.